la nostra guida alle notifiche digitali della PA. Vantaggi per cittadini e imprese

Cos’è Send . Servizio Notifiche Digitali

“SEND – Servizio Notifiche Digitali” è un sistema introdotto in Italia per semplificare e digitalizzare la notifica di atti amministrativi da parte della Pubblica Amministrazione ai cittadini e alle imprese.

A cosa serve SEND?

Serve a:

• notificare atti ufficiali (es. multe, cartelle, comunicazioni giudiziarie, ecc.) in formato digitale;
• garantire tracciabilità, certezza e sicurezza della notifica;
• sostituire (o affiancare) la raccomandata cartacea con una notifica digitale più veloce ed economica.

Come funziona?

1. L’amministrazione carica l’atto sul portale SEND.
2. Il cittadino o l’impresa riceve una notifica:
   • via PEC (se disponibile);
   • oppure tramite email ordinaria, SMS o sull’app IO.
3. È possibile accedere al documento notificato tramite:
   • SPID o CIE;
   • oppure direttamente attraverso un link sicuro, se notificato via PEC.

Vantaggi di Send

Vediamo rapidamente quali sono i vantaggi.

• Efficienza e rapidità: SEND consente di inviare notifiche a valore legale in modo più veloce rispetto ai metodi tradizionali cartacei, riducendo i tempi di recapito e gestione delle comunicazioni.
• Risparmio economico: eliminando o riducendo l’uso della raccomandata cartacea, si abbassano i costi sia per gli enti pubblici che per i destinatari, con un impatto positivo anche in termini di sostenibilità ambientale.
  Gli operatori comunali non debbono consultare banche dati esterne per verificare indirizzi contenuti in pubblici registri (ES: INI PEC), e non debbono fare alcuna operazione di stampa, imbustamento e affrancatura.
• Accessibilità e comodità: i cittadini e le imprese individuali (in cui il CF dell’intestatario corrisponde alla persona fisica) possono ricevere, leggere, scaricare e gestire le notifiche da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento, tramite SPID o CIE e canali digitali come l’app IO, email, SMS o PEC; gli interessati possono accedere al sito di SEND e indicare i propri recapiti personali per essere avvisati della notifica.
  Per le altre società, occorre seguire le indicazioni pubblicate qui.
• Valore legale garantito: le notifiche inviate tramite SEND hanno valore legale, con l’invio certificato tramite PEC o, in mancanza di recapiti digitali, tramite raccomandata cartacea come backup, assicurando la validità giuridica delle comunicazioni secondo tempi certi di perfezionamento, definiti dall’art. 25 del DL 76/2020.
  Inoltre, in caso di recapito cartaceo, il “postino” ha una qualifica analoga al messo notificatore, quindi ha l’obbligo di raccogliere notizie dell’ultima residenza del destinatario, quindi si evita la mancata notifica con “esito Sconosciuto”.
• Integrazione con pagamenti digitali: grazie all’integrazione con pagoPA, gli utenti possono effettuare online i pagamenti relativi alle notifiche (es. multe, tributi) direttamente dalla piattaforma o dall’app IO, semplificando ulteriormente i processi amministrativi.
  Inoltre, l’avviso di pagamento si aggiorna istantaneamente con le spese di notifica, in base al tipo di spedizione che viene effettuata (digitale o cartacea).
  Nel caso delle violazioni CDS, continueranno ad essere inviati 2 avvisi di pagamento (uno con l’importo scontato del 30% per il pagamento entro 5 giorni e uno con l’importo intero), perchè non sempre si riesce ad avere tempestivamente l’esito della consegna cartacea.
  Nel caso dei solleciti di pagamento relativi alla TARI, occorrerà che sia garantita la corretta gestione del pagamento multi beneficiario (che comprende la quota a favore della Provincia), previsto da una normativa specifica.
• Funzionalità di delega: SEND permette di delegare altre persone o enti alla gestione delle notifiche, facilitando la collaborazione e la condivisione delle responsabilità nella gestione delle comunicazioni ufficiali; entrambi i soggetti – delegante e delegato – debbono essere in possesso dell’identità SPID; maggiori informazioni sono disponibili sul sito di SEND.
• Inclusività: per chi non ha accesso digitale o non possiede SPID/CIE, sono previsti punti fisici di ritiro delle notifiche in formato cartaceo, garantendo l’accesso anche a utenti meno digitalizzati.

Stato attuale dell’adozione di SEND

• La piattaforma è stata sviluppata e gestita da PagoPA S.p.A. come parte del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), con un investimento di circa 200 milioni di euro per incentivare l’adozione da parte degli enti pubblici, in particolare Comuni.
• Per facilitare l’adesione degli enti locali a SEND sono stati pubblicati alcuni Bandi PNRR, rivolti all’adesione al nuovo sistema privilegiando alcune tipologie di notifiche, come quelle relative alle violazioni del codice della strada; ovviamente in sede di attivazione a regime del servizio è fortemente consigliato l’utilizzo per tutte le tipologie di atti da notificare.
  A tal fine è stata resa disponibile una Tassonomia dedicata, in cui sono elencate tutte le tipologie di notifiche che si possono inviare attraverso la piattaforma.
• L’adozione non richiede procedure di gara pubblica da parte degli enti, poiché PagoPA detiene un diritto esclusivo per lo sviluppo e la gestione della piattaforma, proprio in base all’esclusività contenuta nella normativa.
• La piattaforma è già operativa e utilizzata da numerosi enti pubblici, con un numero crescente di cittadini e imprese che accedono alle notifiche digitali tramite SEND e l’app IO.

Queste sono le principali tipologie di atti notificati fino ad oggi:

fonte: PagoPA https://notifichedigitali.it/numeri

Quali sono le ultime novità di Send

Alla fine di marzo scorso è stato reso disponibile un aggiornamento di App IO negli store Android e IOS, con cui – tra le altre funzioni – si semplifica l’attivazione del servizio SEND per poter ricevere le notifiche direttamente sull’App, in pochi minuti ed evitando le spese postali di spedizione (e l’eventuale ritiro della raccomandata presso lo sportello postale, in caso di assenza).

La percentuale di notifiche consegnate con App IO sarà direttamente proporzionale alla percentuale di penetrazione dell’utilizzo dell’App dei cittadini del proprio Comune: per questo è importante incentivare l’utilizzo di questo strumento, anche con apposite azioni di comunicazione: è a disposizione degli Enti interessati una serie di format da cui si può partire la progettazione.

Inoltre, sempre a partire dal mese di marzo, sono stati aperti su quasi tutto il territorio nazionale i Punti di ritiro fisici, presso cui si possono recare i cittadini per avere la stampa cartacea dell’atto notificato, ed eventualmente possono anche effettuare contestualmente il pagamento.
Il servizio è a pagamento, il cui costo varia in relazione al numero di pagine di cui è composto l’atto; è anche possibile accedere al punto di ritiro tramite delega dell’interessato, seguendo le indicazioni pubblicate qui.

Questo significa che da adesso in poi – in caso di spedizione cartacea, in mancanza di un recapito digitale – viene spedito non più l’atto integrale (come è successo fino ad ora), ma solo un avviso, in cui è evidenziato il codice per reperire l’atto notificato, accedendo alla piattaforma SEND, o recandosi presso il punto di ritiro nel proprio Comune.
In questo modo, l’accesso alla piattaforma – da parte del destinatario o da parte dell’addetto del punto di ritiro – darà certezza della lettura della notifica, con il dato in tempo reale.

Un salto di qualità

In sintesi, SEND rappresenta un salto qualitativo nella digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali, con vantaggi concreti in termini di efficienza, risparmio, comodità e sicurezza.
La sua diffusione – seppure al momento non obbligatoria – è sostenuta da investimenti pubblici e da un quadro normativo che ne favorisce l’adozione, posizionandolo come uno strumento chiave per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione italiana.